Functioneel beheer

Het functioneel beheer van uw gemeentelijke ICT-omgeving betreft ondersteuning in de breedst mogelijke zin bij vraagstukken met betrekking tot uw functioneel applicatiebeheer en uw gegevensmanagement.

Deze ondersteuning richt zich met name op de volgende terreinen:

  • Burgerzaken
  • Datadistributie
  • Consistentiecontroles op uw databases
  • Functioneel voor- en nawerk
  • Beheer op locatie
  • Opschonen
  • Datapomp

Burgerzaken

Hierbij gaat het om:
Key2Burgerzaken, Cipers (i-Burgerzaken)

In het kader daarvan voeren wij de volgende activiteiten uit:

  • Updates bijhouden, wijzigingen documenteren en communiceren met gebruikers
  • De applicatie inrichten; en wel zo dat deze precies doet wat hij moet kunnen
  • Vragen van gebruikers beantwoorden (dat gebeurt via de functionele servicedesk van DDG
  • Fouten oplossen
  • Berichtenverkeer
  • Variabele uitvoer

Datadistributie

Kenmerkend voor het gemeentelijk applicatielandschap: de complexiteit en de onderlinge verwevenheid van gegevens, van data dus. Daarmee is meteen duidelijk waarom ook voor uw gemeente gegevensmanagement zo essentieel is.

Datadistributiesysteem

Uiterst wezenlijk in de keten van applicaties binnen uw gemeente is het datadistributiesysteem. Dit zorgt er immers voor dat berichten van en naar afnemers en leveranciers juist worden ontvangen en worden verstuurd.

Om het optimaal functioneren van dat systeem te garanderen, verzorgt DDG de volgende zaken voor u:

  • Dagelijkse functionele controle van uw datadistributiesysteem; op punten als de beschikbaarheid van de applicatie en databaseconditie.
  • Remote monitoring van en daarmee controle op de al dan niet succesvolle verwerking  van in- en uitgaande berichten; in geval van berichtuitval wordt het probleem eigenhandig door DDG dan wel in samenspraak met uw in- of externe applicatiebeheerder opgelost.
  • Continue beschikbaarheid van de DDG functionele Servicedesk; als een gebruiker van uw datadistributiesysteem of een van de gekoppelde applicaties ook maar even een probleem ondervindt, wordt dat meteen opgelost.

Consistentiecontroles op uw database

Niets zo onwenselijk binnen uw gemeentelijke ICT als een gebrekkige gegevensconsistentie tussen uw verschillende databases.

Wij garanderen gegevensconsistentie door:

  • Consistentiecontroles te draaien tussen elke mogelijke database
  • Vanuit elke database alle gegevens te vergelijken
  • Geconstateerde fouten te rapporteren
  • De gevolgen van inconsistenties te analyseren
  • Te adviseren over hoe inconsistenties op te lossen
  • Tweewekelijks of maandelijks het percentage inconsistenties te monitoren, afgezet tegen de baseline waarbij uw gemeente een actie verwacht dan wel zelf actie wil ondernemen
  • Het opzetten en borgen van regelmatige consistentiecontroles te begeleiden
  • Uw applicatiebeheerders te ondersteunen bij het inventariseren en vaststellen van de meest noodzakelijke en nuttige consistentiecontroles

Functioneel voor- en nawerk

Software applicaties moeten regelmatig worden geüpdatet. Tegelijk wordt de voorbereiding daarvan steeds complexer, omvangrijker en dus tijdrovender. Naast het puur technische aspect van de installatie vraagt dat ook het nodige aan functioneel voorwerk.

DDG garandeert u ook op dat punt de perfecte ondersteuning:

  • Wij brengen in kaart wat de functionele impact is van een update op de betreffende applicatie en op de eventueel daar weer aan gekoppelde applicaties
  • Wij bieden extra ondersteuning bij het functionele applicatiebeheer tijdens of direct na de technische installatie
  • Wij bieden deze extra ondersteuning altijd in het weekend; zodat op de maandag direct aansluitend op het installatieweekend alles perfect functioneert
  • Wij onderzoeken welke functionele werkzaamheden aan de orde zijn en voeren deze desgewenst ook uit
  • Wij leveren een gefilterde releasebeschrijving met daarin alle voor de gebruiker en/of beheerder relevante informatie

Beheer op locatie

Hoe beter de communicatie, hoe beter de samenwerking, hoe beter functionerend uw gemeentelijke ICT-omgeving. Daarom wil de functionele datadistributiebeheerder van DDG meer dan alleen communiceren via e-mail en telefoon.

Direct contact, de applicatiebeheerder(s) of technische beheerder(s) binnen uw gemeente rechtstreeks spreken, recht in de ogen kijken, dat werkt nog veel directer, nog veel beter.

Periodiek overleg

Vandaar beheer op locatie en een periodiek (maandelijks bijvoorbeeld) gesprek, het Functioneel Applicatiebeheer Overleg) om met uw applicatiebeheerders lopende zaken concreet te bespreken. Concreet in de zin van vooruitdenken naar toekomstige releases of patches. Of om uitvallijsten, consistentiecontroles en de maandelijkse rapportage te bespreken.

Alles om u van dienst te zijn en uw ICT-omgeving optimaal te laten functioneren.

Opschonen

Uw datadistributiesysteem wordt steeds belangrijker voor uw gemeentelijke ICT-omgeving. Geen maand of er komen, naar eigen inzicht dan wel wettelijk bepaald, nieuwe koppelingen bij. Koppelingen waarvan de impact maar blijft groeien. Zo zeer zelfs dat de logging van al deze data bijna niet meer bij te houden is.

Hoe performanceproblemen voor zijn en blijven? Door structureel op te schonen. En zo de negatieve effecten (qua kosten maar zeker ook op  bedrijfsprocessen) te voorkomen. De oplossing van DDG is structureel en voorziet erin dat uw datadistributiesysteem twee maal per jaar zowel functioneel en technisch wordt opgeschoond.

Datapomp

Om aan te sluiten op landelijke voorzieningen of om wijzigingen door te voeren in dataprocessen, zijn er voor nieuwe koppelingen geregeld testtrajecten. Daarin speelt uw datadistributiesysteem een centrale en cruciale rol.

Zaak dus dat uw productie- en testomgeving gelijk zijn en dat de gegevens binnen de testomgeving regelmatig worden gesynchroniseerd met die van productieomgeving.

Maar ook al wordt het belang van wekelijks synchroniseren onderkend, de praktijk leert dat het maar al te vaak wordt ervaren als te intensief en te tijdrovend. Met als gevolg dat data niet consistent is, en een testtraject dus niet volledig betrouwbaar.

Door DDG daarbij in te schakelen, is structurele verversing en daarmee 100 procent betrouwbaarheid van uw testtraject wel gegarandeerd.